Validación de Cumplimiento con Certificaciones del Proveedor

📋 Información General

Documento: Validación de Cumplimiento con Certificaciones del Proveedor
Versión: 1.0.0
Fecha: Enero 2025
Clasificación: Confidencial
Audiencia: CISO, Equipo de Compras, Gerentes de Proyecto, Equipo Legal, Auditores Internos

🎯 Propósito

Establecer los criterios y procedimientos para validar, verificar y mantener actualizado el cumplimiento de certificaciones de seguridad y estándares de la industria por parte de proveedores y terceros, asegurando que los controles de seguridad declarados sean efectivos y estén alineados con los requisitos de DivisionCero.

🏢 Alcance

Esta política aplica a:

• Todos los proveedores que manejan datos de DivisionCero
• Servicios de infraestructura crítica y nube
• Proveedores de software y aplicaciones
• Consultores y contratistas con acceso a sistemas
• Partners tecnológicos y aliados estratégicos
• Subcontratistas de servicios críticos

📚 Definiciones

• Certificación de Seguridad: Validación independiente de controles de seguridad por organismo acreditado
• Auditor Independiente: Tercero calificado sin conflictos de interés para evaluar controles
• Evidencia de Cumplimiento: Documentación verificable que demuestra implementación efectiva de controles
• Certificación Válida: Documento emitido por organismo reconocido dentro de periodo de vigencia
• Re-certificación: Proceso de renovación de certificaciones antes de vencimiento

🛡️ Política

Certificaciones Obligatorias por Categoría

Proveedores de Infraestructura Cloud

Certificaciones Mínimas Requeridas:

• ISO 27001:2022 (Gestión de Seguridad de la Información)
• SOC 2 Tipo II (Controles de Servicios)
• ISO 27017 (Seguridad en Cloud Computing)
• ISO 27018 (Protección de Datos Personales en la Nube)

Certificaciones Deseables:

• FedRAMP (para servicios gubernamentales)
• CSA STAR Level 2 (Cloud Security Alliance)
• PCI DSS (para procesamiento de pagos)

Proveedores de Centros de Datos

Certificaciones Obligatorias:

• TIER III o IV (Uptime Institute)
• ISO 27001:2022
• SOC 2 Tipo II
• SSAE 18 / ISAE 3402

Certificaciones Complementarias:

• ISO 14001 (Gestión Ambiental)
• OHSAS 18001 (Seguridad y Salud Ocupacional)
• ISO 50001 (Gestión de Energía)

Proveedores de Software y Aplicaciones

Requisitos Básicos:

• ISO 27001:2022
• SOC 2 Tipo II (mínimo categorías de seguridad y disponibilidad)
• Certificación de desarrollo seguro (BSIMM, SAMM, o equivalente)

Requisitos Específicos por Tipo:

• ERP/CRM: Certificaciones específicas del fabricante vigentes
• Herramientas de Seguridad: Common Criteria EAL4+ o FIPS 140-2
• Comunicaciones: FIPS 140-2 para cifrado

Proceso de Validación Inicial

Verificación de Autenticidad

Pasos Obligatorios:

1. Obtención directa del proveedor: Solicitar certificados originales con sellos digitales
2. Verificación con organismo emisor: Confirmar validez en registros públicos oficiales
3. Validación de vigencia: Verificar fechas de emisión y vencimiento
4. Confirmación de alcance: Revisar que servicios contratados estén cubiertos

Documentación Requerida:

• Certificado original con firmas digitales verificables
• Declaración de aplicabilidad firmada por CISO del proveedor
• Informe de auditoría externa (resumen ejecutivo mínimo)
• Evidencia de corrección de no conformidades identificadas

Evaluación de Alcance

Verificaciones Críticas:

• Servicios específicos incluidos en certificación
• Ubicaciones geográficas cubiertas
• Sistemas y procesos certificados
• Personal y roles incluidos en alcance

Exclusiones Identificadas:

• Servicios no cubiertos por certificación
• Sistemas en proceso de certificación
• Ubicaciones o subsidiarias no certificadas
• Subcontratistas sin certificación propia

Validación Técnica Profunda

Revisión de Informes de Auditoría

Análisis Obligatorio:

• Metodología de auditoría empleada
• Controles específicos evaluados
• No conformidades identificadas y su resolución
• Recomendaciones de mejora implementadas

Indicadores de Calidad:

• Auditor reconocido internacionalmente
• Profundidad técnica del assessment
• Evidencia de pruebas sustantivas
• Seguimiento de acciones correctivas

Validación de Controles Críticos

Controles de Acceso:

• Gestión de identidades y privilegios
• Autenticación multifactor implementada
• Segregación de funciones críticas
• Monitoreo de accesos privilegiados

Protección de Datos:

• Cifrado en tránsito y reposo con algoritmos aprobados
• Gestión segura de llaves criptográficas
• Clasificación y etiquetado de información
• Controles de prevención de pérdida de datos

Continuidad Operacional:

• Estrategias de backup y recuperación
• Tiempos de recuperación documentados y probados
• Sitios de contingencia operativos
• Planes de comunicación de crisis

Monitoreo Continuo de Certificaciones

Seguimiento Automatizado

Alertas Configuradas:

• 90 días antes del vencimiento de certificaciones críticas
• 180 días para certificaciones complejas que requieren renovación extensa
• Notificaciones inmediatas por cambios en estado de certificación
• Alertas por suspensiones temporales o revocaciones

Herramientas de Monitoreo:

• Dashboard centralizado con estado de todas las certificaciones
• Integración con sistemas de gestión de riesgo de terceros
• Reportes automatizados mensuales para alta gerencia
• APIs para verificación en tiempo real con organismos certificadores

Verificación Periódica

Frecuencia por Criticidad:

• Proveedores Críticos: Verificación mensual
• Proveedores de Alto Riesgo: Verificación trimestral
• Proveedores Estándar: Verificación semestral

Elementos Verificados:

• Vigencia de certificaciones en registros oficiales
• Cambios en alcance o exclusiones
• Nuevas no conformidades reportadas
• Estado de auditorías de seguimiento

Gestión de Certificaciones Vencidas

Proceso de Escalamiento

Alerta Temprana (90 días):

• Notificación automática al proveedor y equipo interno
• Solicitud de cronograma de renovación
• Evaluación de riesgos por potencial vencimiento

Alerta Crítica (30 días):

• Reunión obligatoria con CISO del proveedor
• Plan de contingencia activado
• Evaluación de proveedores alternativos

Vencimiento Inminente (7 días):

• Suspensión de nuevos procesamientos de datos
• Activación de controles compensatorios
• Preparación para migración de servicios

Controles Compensatorios

Medidas Temporales (máximo 90 días):

• Auditoría técnica independiente intensiva
• Monitoreo continuo en tiempo real
• Revisiones semanales de logs de seguridad
• Restricción de acceso a datos más sensibles

Requisitos para Controles Compensatorios:

• Aprobación explícita del CISO
• Documentación de riesgos residuales
• Plan de mitigación con fechas específicas
• Reporte semanal al Comité de Riesgos

Evaluación de Organismos Certificadores

Criterios de Acreditación

Requisitos Mínimos:

• Acreditación por organismo nacional reconocido (ANAB, UKAS, etc.)
• Especialización en esquemas de certificación relevantes
• Historial comprobado de independencia y objetividad
• Personal certificado con experiencia demostrable

Evaluación de Reputación:

• Referencias de otros clientes en la industria
• Ausencia de conflictos de interés conocidos
• Registros públicos de sanciones o suspensiones
• Participación en programas de peer review

Criterios de Calidad de Auditoría

Indicadores Positivos:

• Tiempo adecuado dedicado a auditoría (mínimo según estándar)
• Equipo auditor con certificaciones relevantes
• Uso de metodologías reconocidas internacionalmente
• Documentación detallada de evidencias

Señales de Alerta:

• Auditorías completadas en tiempo insuficiente
• Falta de no conformidades en organizaciones complejas
• Rotación alta de personal auditor
• Costos significativamente por debajo del mercado

Integración con Evaluación de Riesgos

Clasificación de Proveedores

Basado en Certificaciones:

• Nivel 1: Certificaciones completas y vigentes de organismos Tier 1
• Nivel 2: Certificaciones básicas vigentes de organismos reconocidos
• Nivel 3: Certificaciones parciales o de organismos de menor reputación
• Nivel 4: Sin certificaciones adecuadas o vencidas

Implicaciones por Nivel:

• Nivel 1: Evaluación estándar, monitoreo normal
• Nivel 2: Evaluación extendida, controles adicionales menores
• Nivel 3: Due diligence intensiva, controles compensatorios
• Nivel 4: Prohibición de manejo de datos críticos

Ajuste de Controles Contractuales

Nivel de Certificación vs Controles:

• Mayor certificación = menor frecuencia de auditorías propias
• Certificaciones robustas = SLAs de seguridad más favorables
• Organismos de mayor reputación = menor nivel de garantías requeridas

👥 Roles y Responsabilidades

• CISO: Aprobar criterios de certificación y excepciones a políticas
• Gerente de Riesgo de Terceros: Coordinar validación y monitoreo de certificaciones
• Equipo de Compras: Incluir requisitos de certificación en contratos
• Equipo Legal: Asegurar cumplimiento contractual de obligaciones de certificación
• Auditores Internos: Verificar efectividad del programa de validación
• Gerentes de Relación: Mantener comunicación con proveedores sobre estatus de certificaciones

📊 Cumplimiento y Medición

Métricas del Programa

• 100% de proveedores críticos con certificaciones vigentes y validadas
• 95% de certificaciones renovadas antes de vencimiento
• Tiempo promedio de validación inicial: máximo 10 días hábiles
• 0 incidentes de seguridad relacionados con certificaciones vencidas

Indicadores de Calidad

• Porcentaje de certificaciones validadas con organismos Tier 1
• Número de no conformidades identificadas en validaciones propias
• Tiempo promedio de respuesta de proveedores a solicitudes de certificación
• Nivel de satisfacción con proceso de validación (encuesta anual)

Reportes Obligatorios

• Reporte mensual al CISO sobre estado de certificaciones críticas
• Dashboard ejecutivo con métricas clave actualizado semanalmente
• Reporte trimestral al Comité de Riesgos sobre tendencias y issues
• Reporte anual de efectividad del programa para auditoría externa

🚨 Incumplimiento

Sanciones Graduales

Primera Vez:

• Plan de mejora con cronograma específico (máximo 90 días)
• Monitoreo intensificado temporal

Reincidencia:

• Auditoría extraordinaria a costo del proveedor
• Penalidades contractuales según lo establecido
• Restricción de acceso a nuevos tipos de datos

Incumplimiento Crítico:

• Suspensión inmediata de servicios
• Terminación de contrato por causa justificada
• Recuperación de costos por migración forzosa

Excepciones Temporales

Criterios para Aprobación:

• Riesgo residual aceptable documentado
• Controles compensatorios efectivos implementados
• Cronograma definido para obtener certificación
• Aprobación del CISO y Comité de Riesgos

📖 Referencias

• ISO 27001:2022 - Information Security Management Systems
• SOC 2 - Service Organization Control 2
• ISO 27017:2015 - Cloud Computing Security
• NIST SP 800-161 - Supply Chain Risk Management
• CSA STAR - Cloud Security Alliance Security, Trust & Assurance Registry
• Política de Evaluación y Monitoreo de Terceros
• Diligencia Debida a Proveedores Críticos

📝 Control de Versiones

Última modificación: 25 de agosto de 2025