DivisionCero

Política de Protección de Datos Personales y Sensibles

Normativa para proteger la información personal y confidencial.

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📋 Información General

Documento: Política de Protección de Datos Personales y Sensibles
Código: DIA-POL-001
Versión: 1.0.0
Fecha: Enero 2025
Clasificación: Confidencial
Audiencia: Todos los empleados, Legal, IT, Security, Privacy Team y Data Owners de DivisionCero

🎯 Propósito

Establecer un marco integral para la protección de datos personales y sensibles procesados por DivisionCero, asegurando el cumplimiento de regulaciones de privacidad globales, protegiendo los derechos de los individuos y manteniendo la confianza de nuestros clientes y stakeholders.

🏢 Alcance

Esta política aplica a:

  • Datos Personales: Toda información que identifique directa o indirectamente a una persona
  • Datos Sensibles: Información especialmente protegida según regulaciones aplicables
  • Todos los Empleados: Personal propio, contratistas, consultores y terceros
  • Sistemas y Aplicaciones: Todas las plataformas que procesen datos personales
  • Operaciones Globales: Todas las jurisdicciones donde opera DivisionCero
  • Ciclo de Vida Completo: Recolección, procesamiento, almacenamiento, transferencia, eliminación

📚 Definiciones

  • Datos Personales: Información relacionada con una persona física identificada o identificable
  • Datos Sensibles: Categorías especiales de datos que requieren protección adicional
  • Controlador de Datos: Entidad que determina los propósitos y medios del procesamiento
  • Procesador de Datos: Entidad que procesa datos personales en nombre del controlador
  • Titular de Datos: Persona física a quien se refieren los datos personales
  • Breach de Datos: Violación de seguridad que resulte en destrucción, pérdida, alteración o divulgación no autorizada

🛡️ Marco Regulatorio

🌐 Regulaciones Aplicables

Regulaciones Principales

Global_Privacy_Regulations:
  gdpr_eu:
    - scope: "European Union residents"
    - key_principles: ["lawfulness", "fairness", "transparency", "purpose_limitation", "data_minimization"]
    - data_subject_rights: ["access", "rectification", "erasure", "portability", "objection"]
    - penalties: "Up to 4% of annual turnover or €20M"
  
  ccpa_california:
    - scope: "California residents"
    - consumer_rights: ["know", "delete", "opt_out", "non_discrimination"]
    - sale_definition: "Broad definition including sharing for valuable consideration"
    - penalties: "Up to $7,500 per intentional violation"
  
  lgpd_brazil:
    - scope: "Brazilian residents"
    - legal_bases: "Legitimate interest, consent, legal obligation, etc."
    - data_protection_officer: "Required for certain processing activities"
    - penalties: "Up to 2% of revenue or 50M Brazilian reals"

Jurisdicciones Adicionales

  • PIPEDA (Canada): Personal Information Protection and Electronic Documents Act
  • PDPA (Singapore): Personal Data Protection Act
  • APPI (Japan): Act on Protection of Personal Information
  • POPIA (South Africa): Protection of Personal Information Act

🔍 Análisis de Aplicabilidad

Matriz de Aplicabilidad Regulatoria

RegulaciónAplicabilidadTriggerResponsable
GDPRAlta - Clientes EUOfrecer servicios a residentes UEChief Privacy Officer
CCPAAlta - Clientes CABusiness con residentes CALegal & Compliance
LGPDMedia - Operaciones BRProcesamiento datos residentes BRRegional Privacy Lead
PIPEDAMedia - Clientes CAActividad comercial con canadiensesLegal Team

🔐 Clasificación de Datos

📊 Categorías de Datos Personales

Datos Personales Básicos

  • Información Identificativa: Nombre, dirección, teléfono, email
  • Información Demográfica: Edad, género, nacionalidad
  • Información Profesional: Empresa, cargo, información laboral
  • Información Técnica: IP addresses, cookies, identificadores de dispositivo

Datos Personales Sensibles (Categorías Especiales)

Sensitive_Data_Categories:
  biometric_data:
    - fingerprints: "Identificadores biométricos únicos"
    - facial_recognition: "Datos de reconocimiento facial"
    - voice_patterns: "Patrones de voz para autenticación"
  
  health_data:
    - medical_records: "Información médica y de salud"
    - mental_health: "Información psicológica o psiquiátrica"
    - disability_status: "Información sobre discapacidades"
  
  financial_data:
    - payment_information: "Datos de tarjetas de crédito y pago"
    - banking_details: "Información bancaria y financiera"
    - credit_scores: "Información crediticia"
  
  protected_characteristics:
    - racial_ethnic_origin: "Origen racial o étnico"
    - religious_beliefs: "Creencias religiosas o filosóficas"
    - sexual_orientation: "Orientación sexual o vida sexual"

🏷️ Sistema de Etiquetado de Datos

Etiquetas de Clasificación

  • PUBLIC: Información que puede ser compartida públicamente
  • INTERNAL: Información para uso interno de DivisionCero
  • CONFIDENTIAL: Datos personales que requieren protección especial
  • RESTRICTED: Datos sensibles con máximo nivel de protección

Controles por Clasificación

ClasificaciónCifradoAccesoRetenciónTransferencia
PUBLICOpcionalAbiertoSin límiteSin restricciones
INTERNALRecomendadoEmpleadosSegún políticaInterna únicamente
CONFIDENTIALObligatorioNecesidad de saberMínimo necesarioCon salvaguardas
RESTRICTEDAlto nivelAutorización especialPeríodo mínimoProhibida sin aprobación

🔄 Principios de Protección de Datos

📋 Principios Fundamentales

1. Legalidad, Lealtad y Transparencia

  • Base Legal: Todo procesamiento debe tener una base legal válida
  • Transparencia: Informar claramente sobre el procesamiento a los titulares
  • Lealtad: Procesar datos de manera que respete las expectativas razonables

2. Limitación de Finalidad

  • Propósito Específico: Datos recolectados para propósitos específicos, explícitos y legítimos
  • Uso Compatible: Uso posterior compatible con propósitos originales
  • Prohibición de Uso Secundario: No usar para propósitos incompatibles sin nueva base legal

3. Minimización de Datos

Data_Minimization:
  collection_principle:
    - necessity_test: "Solo recolectar datos necesarios para el propósito"
    - proportionality: "Cantidad proporcional al objetivo"
    - relevance: "Directamente relacionado con el propósito"
  
  processing_limitation:
    - minimal_processing: "Procesamiento mínimo necesario"
    - automation_limits: "Límites en toma de decisiones automatizadas"
    - profiling_restrictions: "Restricciones en perfilado y análisis"

4. Exactitud y Actualización

  • Verificación de Exactitud: Verificar precisión de datos recolectados
  • Actualización Regular: Mantener datos actualizados y corregir inexactitudes
  • Eliminación de Datos Incorrectos: Eliminar datos que son incorrectos

5. Limitación de Almacenamiento

  • Retención Mínima: Mantener datos solo durante el tiempo necesario
  • Calendarios de Retención: Establecer períodos específicos de retención
  • Eliminación Segura: Eliminar datos de manera segura al final del período

6. Integridad y Confidencialidad

  • Medidas Técnicas: Implementar controles técnicos apropiados
  • Medidas Organizacionales: Establecer procesos y procedimientos
  • Protección contra Acceso No Autorizado: Prevenir acceso, divulgación o procesamiento no autorizado

👥 Roles y Responsabilidades

🏢 Governance Structure

Chief Privacy Officer (CPO)

  • Responsabilidades Estratégicas:
    • Desarrollar estrategia global de privacidad
    • Supervisar cumplimiento regulatorio de privacidad
    • Reportar al Board sobre riesgos de privacidad
    • Coordinar con reguladores de protección de datos

Data Protection Officer (DPO)

  • Responsabilidades Operacionales:
    • Monitorear cumplimiento interno de políticas de privacidad
    • Conducir evaluaciones de impacto de privacidad (DPIA)
    • Servir como punto de contacto para reguladores
    • Proporcionar capacitación en protección de datos

Privacy by Design Team

Privacy_Team_Structure:
  privacy_engineers:
    - technical_privacy_controls: "Implementar controles técnicos de privacidad"
    - system_design_review: "Revisar diseño de sistemas para privacidad"
    - privacy_technology: "Evaluar y implementar tecnologías de privacidad"
  
  privacy_analysts:
    - compliance_monitoring: "Monitorear cumplimiento regulatorio"
    - incident_response: "Responder a incidentes de privacidad"
    - vendor_assessments: "Evaluar proveedores desde perspectiva de privacidad"
  
  privacy_counsel:
    - legal_interpretation: "Interpretar requerimientos legales"
    - contract_review: "Revisar contratos para protección de datos"
    - regulatory_liaison: "Comunicación con reguladores"

👤 Roles Operacionales

Data Owners

  • Clasificación de Datos: Clasificar datos según sensibilidad y requerimientos
  • Controles de Acceso: Aprobar acceso a datos personales bajo su responsabilidad
  • Calidad de Datos: Asegurar exactitud y actualización de datos
  • Retención y Eliminación: Implementar políticas de retención

Data Processors

  • Procesamiento Lawful: Procesar datos solo según instrucciones documentadas
  • Medidas de Seguridad: Implementar controles de seguridad apropiados
  • Notificación de Incidentes: Reportar incidentes de seguridad inmediatamente
  • Auditoría y Cooperación: Permitir auditorías y cooperar con evaluaciones

Data Subjects Liaison

  • Manejo de Solicitudes: Procesar solicitudes de derechos de titulares de datos
  • Comunicación: Comunicar claramente políticas y prácticas de privacidad
  • Escalación: Escalar issues complejos al equipo de privacidad
  • Documentación: Mantener registros de solicitudes y respuestas

🔐 Controles Técnicos de Protección

🛡️ Seguridad de Datos

Cifrado de Datos

Encryption_Requirements:
  data_at_rest:
    - storage_encryption: "AES-256 encryption for all personal data storage"
    - database_encryption: "Transparent data encryption (TDE) for databases"
    - backup_encryption: "Encrypted backups with separate key management"
    - key_management: "Hardware security modules (HSM) for key protection"
  
  data_in_transit:
    - network_encryption: "TLS 1.3 minimum for all network communications"
    - api_security: "mTLS for API communications"
    - email_encryption: "S/MIME or PGP for sensitive email communications"
    - file_transfer: "SFTP/FTPS for file transfers containing personal data"
  
  data_in_use:
    - application_encryption: "Application-level encryption for sensitive processing"
    - memory_protection: "Secure memory handling and clearing"
    - processing_isolation: "Isolated processing environments for sensitive data"

Controles de Acceso y Autenticación

  • Multi-Factor Authentication: MFA obligatorio para acceso a datos personales
  • Role-Based Access Control: Acceso basado en roles y principio de menor privilegio
  • Privileged Access Management: Gestión estricta de cuentas privilegiadas
  • Regular Access Reviews: Revisión periódica de permisos de acceso

Data Loss Prevention (DLP)

  • Content Discovery: Identificación automática de datos personales
  • Policy Enforcement: Aplicación automática de políticas de protección
  • Monitoring y Alerting: Monitoreo continuo de movimiento de datos
  • Incident Response: Respuesta automática a violaciones de políticas

🔍 Monitoreo y Auditoría

Logging y Monitoring

Privacy_Monitoring:
  access_logging:
    - user_access: "Log all access to personal data with timestamps"
    - administrative_access: "Enhanced logging for privileged access"
    - failed_attempts: "Log and alert on failed access attempts"
    - data_export: "Special logging for data export/download activities"
  
  processing_monitoring:
    - data_lifecycle: "Monitor data through entire lifecycle"
    - automated_processing: "Log automated decision-making activities"
    - cross_border_transfers: "Monitor international data transfers"
    - retention_compliance: "Monitor compliance with retention policies"

Privacy Impact Monitoring

  • Real-time Privacy Metrics: Dashboards de métricas de privacidad en tiempo real
  • Compliance Scoring: Scoring automático de cumplimiento regulatorio
  • Risk Indicators: KPIs de riesgo de privacidad y alertas tempranas
  • Trend Analysis: Análisis de tendencias en procesamiento de datos

🌐 Transferencias Internacionales

🔄 Marcos Legales para Transferencias

Mecanismos de Transferencia Válidos

Transfer_Mechanisms:
  adequacy_decisions:
    - eu_adequacy: "Countries with EU adequacy decisions"
    - automatic_transfer: "No additional safeguards required"
    - current_countries: ["Canada", "Japan", "South Korea", "UK"]
  
  appropriate_safeguards:
    - standard_contractual_clauses: "EU Standard Contractual Clauses (SCCs)"
    - binding_corporate_rules: "Internal data transfer agreements"
    - certification_schemes: "Privacy certification programs"
    - codes_of_conduct: "Industry-approved codes of conduct"
  
  derogations_specific_situations:
    - explicit_consent: "Specific, informed consent from data subject"
    - contract_performance: "Necessary for contract performance"
    - public_interest: "Important reasons of public interest"
    - legal_claims: "Establishment, exercise or defense of legal claims"

Evaluación de Transferencias

  1. Necessity Assessment: Evaluar si la transferencia es necesaria
  2. Destination Assessment: Evaluar nivel de protección en país destino
  3. Safeguards Implementation: Implementar salvaguardas apropiadas
  4. Ongoing Monitoring: Monitoreo continuo de condiciones de transferencia

🛡️ Salvaguardas Suplementarias

Medidas Técnicas

  • Cifrado End-to-End: Cifrado que permanece bajo control del exportador
  • Pseudonymization: Técnicas de seudonimización para reducir riesgos
  • Data Minimization: Transferir solo datos mínimos necesarios
  • Access Controls: Controles estrictos de acceso en destino

Medidas Organizacionales

Organizational_Safeguards:
  contractual_protections:
    - data_processing_agreements: "Detailed data processing terms"
    - security_requirements: "Specific technical and organizational measures"
    - audit_rights: "Right to audit compliance with safeguards"
    - incident_notification: "Immediate notification of security incidents"
  
  governance_measures:
    - local_representation: "Local data protection representation"
    - compliance_monitoring: "Regular compliance assessments"
    - training_requirements: "Privacy training for personnel handling data"
    - escalation_procedures: "Clear escalation paths for privacy issues"

👤 Derechos de los Titulares de Datos

📋 Catálogo de Derechos

Derechos Fundamentales

Data_Subject_Rights:
  right_to_information:
    - privacy_notice: "Clear, comprehensive privacy notices"
    - processing_purposes: "Specific purposes for data processing"
    - retention_periods: "How long data will be retained"
    - contact_details: "How to contact about privacy matters"
  
  right_of_access:
    - data_copy: "Copy of personal data being processed"
    - processing_details: "Information about processing activities"
    - source_information: "Where personal data was obtained"
    - response_timeline: "Within 1 month (extendable to 3 months)"
  
  right_to_rectification:
    - correction_inaccurate_data: "Correct inaccurate personal data"
    - completion_incomplete_data: "Complete incomplete personal data"
    - notification_third_parties: "Inform recipients of corrections"
  
  right_to_erasure:
    - data_no_longer_necessary: "Data no longer needed for original purpose"
    - withdrawal_of_consent: "When consent is withdrawn"
    - unlawful_processing: "Processing was unlawful"
    - legal_obligation: "Erasure required by legal obligation"

Derechos Avanzados

  • Right to Data Portability: Recibir datos en formato estructurado, uso común, legible por máquina
  • Right to Object: Objetar procesamiento basado en interés legítimo o marketing directo
  • Right to Restrict Processing: Limitar procesamiento en ciertas circunstancias
  • Rights Related to Automated Decision-making: No estar sujeto a decisiones basadas únicamente en procesamiento automatizado

🔄 Proceso de Gestión de Solicitudes

Workflow de Solicitudes de Derechos

flowchart TD
    A[Solicitud del Titular] --> B[Recepción y Registro]
    B --> C[Verificación de Identidad]
    C --> D{Identidad Verificada?}
    D -->|No| E[Solicitar Información Adicional]
    D -->|Sí| F[Clasificación de Solicitud]
    E --> C
    F --> G[Búsqueda de Datos]
    G --> H[Evaluación Legal]
    H --> I{Solicitud Válida?}
    I -->|No| J[Rechazo Justificado]
    I -->|Sí| K[Procesamiento de Solicitud]
    K --> L[Respuesta al Titular]
    L --> M[Registro y Archivo]

SLAs de Respuesta

  • Acknowledgment: Dentro de 72 horas de recepción
  • Full Response: Dentro de 1 mes (extendible a 3 meses para requests complejos)
  • Fee Structure: Sin costo para solicitudes razonables; tarifas para requests excesivos
  • Communication: En lenguaje claro y comprensible para el titular de datos

🚨 Gestión de Incidentes de Privacidad

🔍 Detección y Clasificación

Tipos de Incidentes de Privacidad

Privacy_Incident_Types:
  data_breaches:
    - unauthorized_access: "Acceso no autorizado a datos personales"
    - data_theft: "Robo de información personal"
    - accidental_disclosure: "Divulgación accidental de datos"
    - system_intrusion: "Intrusión en sistemas con datos personales"
  
  processing_violations:
    - unlawful_processing: "Procesamiento sin base legal válida"
    - purpose_limitation_breach: "Uso de datos para propósitos incompatibles"
    - retention_violations: "Retención excesiva de datos personales"
    - consent_violations: "Procesamiento sin consentimiento válido"
  
  rights_violations:
    - denied_access: "Denegación injustificada de acceso a datos"
    - failed_erasure: "Falla en cumplir solicitud de eliminación"
    - portability_issues: "Problemas con portabilidad de datos"
    - automated_decision_issues: "Problemas con decisiones automatizadas"

Matriz de Severidad

SeveridadCriteriosNotificación ReguladorNotificación Titulares
CríticaAlto riesgo para derechos/libertadesDentro de 72 horasSin demora indebida
AltaRiesgo significativoDentro de 72 horasSi es probable alto riesgo
MediaRiesgo moderadoEvaluación caso por casoGeneralmente no requerido
BajaRiesgo mínimoGeneralmente no requeridoNo requerido

🚨 Proceso de Respuesta

Respuesta Inmediata (0-24 horas)

  1. Detección y Reporte: Identificación y reporte inicial del incidente
  2. Evaluación Preliminar: Assessment inicial de scope e impacto
  3. Contención: Medidas inmediatas para prevenir daño adicional
  4. Notificación Interna: Alertar a Privacy Team y management

Investigación y Evaluación (24-72 horas)

Investigation_Phase:
  technical_analysis:
    - scope_determination: "Determinar alcance exacto de la violación"
    - root_cause_analysis: "Identificar causa raíz del incidente"
    - impact_assessment: "Evaluar impacto en titulares de datos"
    - evidence_collection: "Recopilar evidencia para investigación"
  
  legal_assessment:
    - regulatory_requirements: "Evaluar obligaciones de notificación"
    - liability_assessment: "Evaluar responsabilidad legal potencial"
    - mitigation_options: "Identificar opciones de mitigación"
    - communication_strategy: "Desarrollar estrategia de comunicación"

Notificaciones Regulatorias

  • Timeline: Dentro de 72 horas del conocimiento del incidente
  • Content Requirements: Naturaleza, categorías de datos, número aproximado de titulares afectados
  • Contact Information: Detalles del DPO u otro punto de contacto
  • Likely Consequences: Consecuencias probables de la violación
  • Measures Taken: Medidas tomadas para abordar la violación

📊 Métricas y Reporting

🎯 KPIs de Privacidad

Métricas de Cumplimiento

  • Compliance Score: Puntuación general de cumplimiento regulatorio
  • Data Subject Request Response Time: Tiempo promedio de respuesta a solicitudes
  • Privacy Training Completion: % de empleados con training actualizado
  • Vendor Privacy Assessment Coverage: % de vendors evaluados por privacidad

Métricas Operacionales

Privacy_Metrics:
  data_processing_metrics:
    - data_volume_processed: "Volumen de datos personales procesados"
    - processing_activities: "Número de actividades de procesamiento"
    - cross_border_transfers: "Número de transferencias internacionales"
    - retention_compliance: "% de datos cumpliendo políticas de retención"
  
  incident_metrics:
    - privacy_incidents: "Número de incidentes de privacidad reportados"
    - regulatory_notifications: "Notificaciones a reguladores realizadas"
    - data_subject_complaints: "Quejas de titulares de datos recibidas"
    - resolution_time: "Tiempo promedio de resolución de incidentes"

📈 Privacy Dashboard

Executive Privacy Dashboard

pie title Data Subject Requests by Type (Q4 2024)
    "Access Requests" : 45
    "Deletion Requests" : 25
    "Rectification Requests" : 20
    "Portability Requests" : 10

Regulatory Compliance Dashboard

  • GDPR Compliance Score: Puntuación general de cumplimiento GDPR
  • Cross-Border Transfer Status: Estado de transferencias internacionales
  • Consent Management: Estado de consentimientos y bases legales
  • Vendor Compliance: Estado de cumplimiento de procesadores de datos

📚 Referencias y Estándares

📖 Documentos Relacionados

🌐 Marcos Regulatorios

  • GDPR: General Data Protection Regulation (EU) 2016/679
  • CCPA: California Consumer Privacy Act of 2018
  • LGPD: Lei Geral de Proteção de Dados (Brazil)
  • PIPEDA: Personal Information Protection and Electronic Documents Act (Canada)

🔗 Recursos Profesionales

  • IAPP: International Association of Privacy Professionals
  • EDPB: European Data Protection Board guidelines
  • ICO: UK Information Commissioner's Office guidance
  • NIST Privacy Framework: Privacy engineering and risk management

📝 Control de Versiones

VersiónFechaCambiosAutor
1.0.0Enero 2025Versión inicial - Política completa de protección de datos personalesPrivacy Team + Legal Counsel

Próxima Revisión: Julio 2025
Aprobado por: [CPO] - [Fecha]
Clasificación: Confidencial - Uso Interno DivisionCero

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Última modificación: 25 de agosto de 2025

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📋 Información General🎯 Propósito🏢 Alcance📚 Definiciones🛡️ Marco Regulatorio🌐 Regulaciones AplicablesRegulaciones PrincipalesJurisdicciones Adicionales🔍 Análisis de AplicabilidadMatriz de Aplicabilidad Regulatoria🔐 Clasificación de Datos📊 Categorías de Datos PersonalesDatos Personales BásicosDatos Personales Sensibles (Categorías Especiales)🏷️ Sistema de Etiquetado de DatosEtiquetas de ClasificaciónControles por Clasificación🔄 Principios de Protección de Datos📋 Principios Fundamentales1. Legalidad, Lealtad y Transparencia2. Limitación de Finalidad3. Minimización de Datos4. Exactitud y Actualización5. Limitación de Almacenamiento6. Integridad y Confidencialidad👥 Roles y Responsabilidades🏢 Governance StructureChief Privacy Officer (CPO)Data Protection Officer (DPO)Privacy by Design Team👤 Roles OperacionalesData OwnersData ProcessorsData Subjects Liaison🔐 Controles Técnicos de Protección🛡️ Seguridad de DatosCifrado de DatosControles de Acceso y AutenticaciónData Loss Prevention (DLP)🔍 Monitoreo y AuditoríaLogging y MonitoringPrivacy Impact Monitoring🌐 Transferencias Internacionales🔄 Marcos Legales para TransferenciasMecanismos de Transferencia VálidosEvaluación de Transferencias🛡️ Salvaguardas SuplementariasMedidas TécnicasMedidas Organizacionales👤 Derechos de los Titulares de Datos📋 Catálogo de DerechosDerechos FundamentalesDerechos Avanzados🔄 Proceso de Gestión de SolicitudesWorkflow de Solicitudes de DerechosSLAs de Respuesta🚨 Gestión de Incidentes de Privacidad🔍 Detección y ClasificaciónTipos de Incidentes de PrivacidadMatriz de Severidad🚨 Proceso de RespuestaRespuesta Inmediata (0-24 horas)Investigación y Evaluación (24-72 horas)Notificaciones Regulatorias📊 Métricas y Reporting🎯 KPIs de PrivacidadMétricas de CumplimientoMétricas Operacionales📈 Privacy DashboardExecutive Privacy DashboardRegulatory Compliance Dashboard📚 Referencias y Estándares📖 Documentos Relacionados🌐 Marcos Regulatorios🔗 Recursos Profesionales📝 Control de Versiones