Política de Protección de Datos Personales y Sensibles
Normativa para proteger la información personal y confidencial.
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📋 Información General
Documento: Política de Protección de Datos Personales y Sensibles
Código: DIA-POL-001
Versión: 1.0.0
Fecha: Enero 2025
Clasificación: Confidencial
Audiencia: Todos los empleados, Legal, IT, Security, Privacy Team y Data Owners de DivisionCero
🎯 Propósito
Establecer un marco integral para la protección de datos personales y sensibles procesados por DivisionCero, asegurando el cumplimiento de regulaciones de privacidad globales, protegiendo los derechos de los individuos y manteniendo la confianza de nuestros clientes y stakeholders.
🏢 Alcance
Esta política aplica a:
- Datos Personales: Toda información que identifique directa o indirectamente a una persona
- Datos Sensibles: Información especialmente protegida según regulaciones aplicables
- Todos los Empleados: Personal propio, contratistas, consultores y terceros
- Sistemas y Aplicaciones: Todas las plataformas que procesen datos personales
- Operaciones Globales: Todas las jurisdicciones donde opera DivisionCero
- Ciclo de Vida Completo: Recolección, procesamiento, almacenamiento, transferencia, eliminación
📚 Definiciones
- Datos Personales: Información relacionada con una persona física identificada o identificable
- Datos Sensibles: Categorías especiales de datos que requieren protección adicional
- Controlador de Datos: Entidad que determina los propósitos y medios del procesamiento
- Procesador de Datos: Entidad que procesa datos personales en nombre del controlador
- Titular de Datos: Persona física a quien se refieren los datos personales
- Breach de Datos: Violación de seguridad que resulte en destrucción, pérdida, alteración o divulgación no autorizada
🛡️ Marco Regulatorio
🌐 Regulaciones Aplicables
Regulaciones Principales
Global_Privacy_Regulations:
gdpr_eu:
- scope: "European Union residents"
- key_principles: ["lawfulness", "fairness", "transparency", "purpose_limitation", "data_minimization"]
- data_subject_rights: ["access", "rectification", "erasure", "portability", "objection"]
- penalties: "Up to 4% of annual turnover or €20M"
ccpa_california:
- scope: "California residents"
- consumer_rights: ["know", "delete", "opt_out", "non_discrimination"]
- sale_definition: "Broad definition including sharing for valuable consideration"
- penalties: "Up to $7,500 per intentional violation"
lgpd_brazil:
- scope: "Brazilian residents"
- legal_bases: "Legitimate interest, consent, legal obligation, etc."
- data_protection_officer: "Required for certain processing activities"
- penalties: "Up to 2% of revenue or 50M Brazilian reals"
Jurisdicciones Adicionales
- PIPEDA (Canada): Personal Information Protection and Electronic Documents Act
- PDPA (Singapore): Personal Data Protection Act
- APPI (Japan): Act on Protection of Personal Information
- POPIA (South Africa): Protection of Personal Information Act
🔍 Análisis de Aplicabilidad
Matriz de Aplicabilidad Regulatoria
Regulación | Aplicabilidad | Trigger | Responsable |
---|---|---|---|
GDPR | Alta - Clientes EU | Ofrecer servicios a residentes UE | Chief Privacy Officer |
CCPA | Alta - Clientes CA | Business con residentes CA | Legal & Compliance |
LGPD | Media - Operaciones BR | Procesamiento datos residentes BR | Regional Privacy Lead |
PIPEDA | Media - Clientes CA | Actividad comercial con canadienses | Legal Team |
🔐 Clasificación de Datos
📊 Categorías de Datos Personales
Datos Personales Básicos
- Información Identificativa: Nombre, dirección, teléfono, email
- Información Demográfica: Edad, género, nacionalidad
- Información Profesional: Empresa, cargo, información laboral
- Información Técnica: IP addresses, cookies, identificadores de dispositivo
Datos Personales Sensibles (Categorías Especiales)
Sensitive_Data_Categories:
biometric_data:
- fingerprints: "Identificadores biométricos únicos"
- facial_recognition: "Datos de reconocimiento facial"
- voice_patterns: "Patrones de voz para autenticación"
health_data:
- medical_records: "Información médica y de salud"
- mental_health: "Información psicológica o psiquiátrica"
- disability_status: "Información sobre discapacidades"
financial_data:
- payment_information: "Datos de tarjetas de crédito y pago"
- banking_details: "Información bancaria y financiera"
- credit_scores: "Información crediticia"
protected_characteristics:
- racial_ethnic_origin: "Origen racial o étnico"
- religious_beliefs: "Creencias religiosas o filosóficas"
- sexual_orientation: "Orientación sexual o vida sexual"
🏷️ Sistema de Etiquetado de Datos
Etiquetas de Clasificación
- PUBLIC: Información que puede ser compartida públicamente
- INTERNAL: Información para uso interno de DivisionCero
- CONFIDENTIAL: Datos personales que requieren protección especial
- RESTRICTED: Datos sensibles con máximo nivel de protección
Controles por Clasificación
Clasificación | Cifrado | Acceso | Retención | Transferencia |
---|---|---|---|---|
PUBLIC | Opcional | Abierto | Sin límite | Sin restricciones |
INTERNAL | Recomendado | Empleados | Según política | Interna únicamente |
CONFIDENTIAL | Obligatorio | Necesidad de saber | Mínimo necesario | Con salvaguardas |
RESTRICTED | Alto nivel | Autorización especial | Período mínimo | Prohibida sin aprobación |
🔄 Principios de Protección de Datos
📋 Principios Fundamentales
1. Legalidad, Lealtad y Transparencia
- Base Legal: Todo procesamiento debe tener una base legal válida
- Transparencia: Informar claramente sobre el procesamiento a los titulares
- Lealtad: Procesar datos de manera que respete las expectativas razonables
2. Limitación de Finalidad
- Propósito Específico: Datos recolectados para propósitos específicos, explícitos y legítimos
- Uso Compatible: Uso posterior compatible con propósitos originales
- Prohibición de Uso Secundario: No usar para propósitos incompatibles sin nueva base legal
3. Minimización de Datos
Data_Minimization:
collection_principle:
- necessity_test: "Solo recolectar datos necesarios para el propósito"
- proportionality: "Cantidad proporcional al objetivo"
- relevance: "Directamente relacionado con el propósito"
processing_limitation:
- minimal_processing: "Procesamiento mínimo necesario"
- automation_limits: "Límites en toma de decisiones automatizadas"
- profiling_restrictions: "Restricciones en perfilado y análisis"
4. Exactitud y Actualización
- Verificación de Exactitud: Verificar precisión de datos recolectados
- Actualización Regular: Mantener datos actualizados y corregir inexactitudes
- Eliminación de Datos Incorrectos: Eliminar datos que son incorrectos
5. Limitación de Almacenamiento
- Retención Mínima: Mantener datos solo durante el tiempo necesario
- Calendarios de Retención: Establecer períodos específicos de retención
- Eliminación Segura: Eliminar datos de manera segura al final del período
6. Integridad y Confidencialidad
- Medidas Técnicas: Implementar controles técnicos apropiados
- Medidas Organizacionales: Establecer procesos y procedimientos
- Protección contra Acceso No Autorizado: Prevenir acceso, divulgación o procesamiento no autorizado
👥 Roles y Responsabilidades
🏢 Governance Structure
Chief Privacy Officer (CPO)
- Responsabilidades Estratégicas:
- Desarrollar estrategia global de privacidad
- Supervisar cumplimiento regulatorio de privacidad
- Reportar al Board sobre riesgos de privacidad
- Coordinar con reguladores de protección de datos
Data Protection Officer (DPO)
- Responsabilidades Operacionales:
- Monitorear cumplimiento interno de políticas de privacidad
- Conducir evaluaciones de impacto de privacidad (DPIA)
- Servir como punto de contacto para reguladores
- Proporcionar capacitación en protección de datos
Privacy by Design Team
Privacy_Team_Structure:
privacy_engineers:
- technical_privacy_controls: "Implementar controles técnicos de privacidad"
- system_design_review: "Revisar diseño de sistemas para privacidad"
- privacy_technology: "Evaluar y implementar tecnologías de privacidad"
privacy_analysts:
- compliance_monitoring: "Monitorear cumplimiento regulatorio"
- incident_response: "Responder a incidentes de privacidad"
- vendor_assessments: "Evaluar proveedores desde perspectiva de privacidad"
privacy_counsel:
- legal_interpretation: "Interpretar requerimientos legales"
- contract_review: "Revisar contratos para protección de datos"
- regulatory_liaison: "Comunicación con reguladores"
👤 Roles Operacionales
Data Owners
- Clasificación de Datos: Clasificar datos según sensibilidad y requerimientos
- Controles de Acceso: Aprobar acceso a datos personales bajo su responsabilidad
- Calidad de Datos: Asegurar exactitud y actualización de datos
- Retención y Eliminación: Implementar políticas de retención
Data Processors
- Procesamiento Lawful: Procesar datos solo según instrucciones documentadas
- Medidas de Seguridad: Implementar controles de seguridad apropiados
- Notificación de Incidentes: Reportar incidentes de seguridad inmediatamente
- Auditoría y Cooperación: Permitir auditorías y cooperar con evaluaciones
Data Subjects Liaison
- Manejo de Solicitudes: Procesar solicitudes de derechos de titulares de datos
- Comunicación: Comunicar claramente políticas y prácticas de privacidad
- Escalación: Escalar issues complejos al equipo de privacidad
- Documentación: Mantener registros de solicitudes y respuestas
🔐 Controles Técnicos de Protección
🛡️ Seguridad de Datos
Cifrado de Datos
Encryption_Requirements:
data_at_rest:
- storage_encryption: "AES-256 encryption for all personal data storage"
- database_encryption: "Transparent data encryption (TDE) for databases"
- backup_encryption: "Encrypted backups with separate key management"
- key_management: "Hardware security modules (HSM) for key protection"
data_in_transit:
- network_encryption: "TLS 1.3 minimum for all network communications"
- api_security: "mTLS for API communications"
- email_encryption: "S/MIME or PGP for sensitive email communications"
- file_transfer: "SFTP/FTPS for file transfers containing personal data"
data_in_use:
- application_encryption: "Application-level encryption for sensitive processing"
- memory_protection: "Secure memory handling and clearing"
- processing_isolation: "Isolated processing environments for sensitive data"
Controles de Acceso y Autenticación
- Multi-Factor Authentication: MFA obligatorio para acceso a datos personales
- Role-Based Access Control: Acceso basado en roles y principio de menor privilegio
- Privileged Access Management: Gestión estricta de cuentas privilegiadas
- Regular Access Reviews: Revisión periódica de permisos de acceso
Data Loss Prevention (DLP)
- Content Discovery: Identificación automática de datos personales
- Policy Enforcement: Aplicación automática de políticas de protección
- Monitoring y Alerting: Monitoreo continuo de movimiento de datos
- Incident Response: Respuesta automática a violaciones de políticas
🔍 Monitoreo y Auditoría
Logging y Monitoring
Privacy_Monitoring:
access_logging:
- user_access: "Log all access to personal data with timestamps"
- administrative_access: "Enhanced logging for privileged access"
- failed_attempts: "Log and alert on failed access attempts"
- data_export: "Special logging for data export/download activities"
processing_monitoring:
- data_lifecycle: "Monitor data through entire lifecycle"
- automated_processing: "Log automated decision-making activities"
- cross_border_transfers: "Monitor international data transfers"
- retention_compliance: "Monitor compliance with retention policies"
Privacy Impact Monitoring
- Real-time Privacy Metrics: Dashboards de métricas de privacidad en tiempo real
- Compliance Scoring: Scoring automático de cumplimiento regulatorio
- Risk Indicators: KPIs de riesgo de privacidad y alertas tempranas
- Trend Analysis: Análisis de tendencias en procesamiento de datos
🌐 Transferencias Internacionales
🔄 Marcos Legales para Transferencias
Mecanismos de Transferencia Válidos
Transfer_Mechanisms:
adequacy_decisions:
- eu_adequacy: "Countries with EU adequacy decisions"
- automatic_transfer: "No additional safeguards required"
- current_countries: ["Canada", "Japan", "South Korea", "UK"]
appropriate_safeguards:
- standard_contractual_clauses: "EU Standard Contractual Clauses (SCCs)"
- binding_corporate_rules: "Internal data transfer agreements"
- certification_schemes: "Privacy certification programs"
- codes_of_conduct: "Industry-approved codes of conduct"
derogations_specific_situations:
- explicit_consent: "Specific, informed consent from data subject"
- contract_performance: "Necessary for contract performance"
- public_interest: "Important reasons of public interest"
- legal_claims: "Establishment, exercise or defense of legal claims"
Evaluación de Transferencias
- Necessity Assessment: Evaluar si la transferencia es necesaria
- Destination Assessment: Evaluar nivel de protección en país destino
- Safeguards Implementation: Implementar salvaguardas apropiadas
- Ongoing Monitoring: Monitoreo continuo de condiciones de transferencia
🛡️ Salvaguardas Suplementarias
Medidas Técnicas
- Cifrado End-to-End: Cifrado que permanece bajo control del exportador
- Pseudonymization: Técnicas de seudonimización para reducir riesgos
- Data Minimization: Transferir solo datos mínimos necesarios
- Access Controls: Controles estrictos de acceso en destino
Medidas Organizacionales
Organizational_Safeguards:
contractual_protections:
- data_processing_agreements: "Detailed data processing terms"
- security_requirements: "Specific technical and organizational measures"
- audit_rights: "Right to audit compliance with safeguards"
- incident_notification: "Immediate notification of security incidents"
governance_measures:
- local_representation: "Local data protection representation"
- compliance_monitoring: "Regular compliance assessments"
- training_requirements: "Privacy training for personnel handling data"
- escalation_procedures: "Clear escalation paths for privacy issues"
👤 Derechos de los Titulares de Datos
📋 Catálogo de Derechos
Derechos Fundamentales
Data_Subject_Rights:
right_to_information:
- privacy_notice: "Clear, comprehensive privacy notices"
- processing_purposes: "Specific purposes for data processing"
- retention_periods: "How long data will be retained"
- contact_details: "How to contact about privacy matters"
right_of_access:
- data_copy: "Copy of personal data being processed"
- processing_details: "Information about processing activities"
- source_information: "Where personal data was obtained"
- response_timeline: "Within 1 month (extendable to 3 months)"
right_to_rectification:
- correction_inaccurate_data: "Correct inaccurate personal data"
- completion_incomplete_data: "Complete incomplete personal data"
- notification_third_parties: "Inform recipients of corrections"
right_to_erasure:
- data_no_longer_necessary: "Data no longer needed for original purpose"
- withdrawal_of_consent: "When consent is withdrawn"
- unlawful_processing: "Processing was unlawful"
- legal_obligation: "Erasure required by legal obligation"
Derechos Avanzados
- Right to Data Portability: Recibir datos en formato estructurado, uso común, legible por máquina
- Right to Object: Objetar procesamiento basado en interés legítimo o marketing directo
- Right to Restrict Processing: Limitar procesamiento en ciertas circunstancias
- Rights Related to Automated Decision-making: No estar sujeto a decisiones basadas únicamente en procesamiento automatizado
🔄 Proceso de Gestión de Solicitudes
Workflow de Solicitudes de Derechos
flowchart TD
A[Solicitud del Titular] --> B[Recepción y Registro]
B --> C[Verificación de Identidad]
C --> D{Identidad Verificada?}
D -->|No| E[Solicitar Información Adicional]
D -->|Sí| F[Clasificación de Solicitud]
E --> C
F --> G[Búsqueda de Datos]
G --> H[Evaluación Legal]
H --> I{Solicitud Válida?}
I -->|No| J[Rechazo Justificado]
I -->|Sí| K[Procesamiento de Solicitud]
K --> L[Respuesta al Titular]
L --> M[Registro y Archivo]
SLAs de Respuesta
- Acknowledgment: Dentro de 72 horas de recepción
- Full Response: Dentro de 1 mes (extendible a 3 meses para requests complejos)
- Fee Structure: Sin costo para solicitudes razonables; tarifas para requests excesivos
- Communication: En lenguaje claro y comprensible para el titular de datos
🚨 Gestión de Incidentes de Privacidad
🔍 Detección y Clasificación
Tipos de Incidentes de Privacidad
Privacy_Incident_Types:
data_breaches:
- unauthorized_access: "Acceso no autorizado a datos personales"
- data_theft: "Robo de información personal"
- accidental_disclosure: "Divulgación accidental de datos"
- system_intrusion: "Intrusión en sistemas con datos personales"
processing_violations:
- unlawful_processing: "Procesamiento sin base legal válida"
- purpose_limitation_breach: "Uso de datos para propósitos incompatibles"
- retention_violations: "Retención excesiva de datos personales"
- consent_violations: "Procesamiento sin consentimiento válido"
rights_violations:
- denied_access: "Denegación injustificada de acceso a datos"
- failed_erasure: "Falla en cumplir solicitud de eliminación"
- portability_issues: "Problemas con portabilidad de datos"
- automated_decision_issues: "Problemas con decisiones automatizadas"
Matriz de Severidad
Severidad | Criterios | Notificación Regulador | Notificación Titulares |
---|---|---|---|
Crítica | Alto riesgo para derechos/libertades | Dentro de 72 horas | Sin demora indebida |
Alta | Riesgo significativo | Dentro de 72 horas | Si es probable alto riesgo |
Media | Riesgo moderado | Evaluación caso por caso | Generalmente no requerido |
Baja | Riesgo mínimo | Generalmente no requerido | No requerido |
🚨 Proceso de Respuesta
Respuesta Inmediata (0-24 horas)
- Detección y Reporte: Identificación y reporte inicial del incidente
- Evaluación Preliminar: Assessment inicial de scope e impacto
- Contención: Medidas inmediatas para prevenir daño adicional
- Notificación Interna: Alertar a Privacy Team y management
Investigación y Evaluación (24-72 horas)
Investigation_Phase:
technical_analysis:
- scope_determination: "Determinar alcance exacto de la violación"
- root_cause_analysis: "Identificar causa raíz del incidente"
- impact_assessment: "Evaluar impacto en titulares de datos"
- evidence_collection: "Recopilar evidencia para investigación"
legal_assessment:
- regulatory_requirements: "Evaluar obligaciones de notificación"
- liability_assessment: "Evaluar responsabilidad legal potencial"
- mitigation_options: "Identificar opciones de mitigación"
- communication_strategy: "Desarrollar estrategia de comunicación"
Notificaciones Regulatorias
- Timeline: Dentro de 72 horas del conocimiento del incidente
- Content Requirements: Naturaleza, categorías de datos, número aproximado de titulares afectados
- Contact Information: Detalles del DPO u otro punto de contacto
- Likely Consequences: Consecuencias probables de la violación
- Measures Taken: Medidas tomadas para abordar la violación
📊 Métricas y Reporting
🎯 KPIs de Privacidad
Métricas de Cumplimiento
- Compliance Score: Puntuación general de cumplimiento regulatorio
- Data Subject Request Response Time: Tiempo promedio de respuesta a solicitudes
- Privacy Training Completion: % de empleados con training actualizado
- Vendor Privacy Assessment Coverage: % de vendors evaluados por privacidad
Métricas Operacionales
Privacy_Metrics:
data_processing_metrics:
- data_volume_processed: "Volumen de datos personales procesados"
- processing_activities: "Número de actividades de procesamiento"
- cross_border_transfers: "Número de transferencias internacionales"
- retention_compliance: "% de datos cumpliendo políticas de retención"
incident_metrics:
- privacy_incidents: "Número de incidentes de privacidad reportados"
- regulatory_notifications: "Notificaciones a reguladores realizadas"
- data_subject_complaints: "Quejas de titulares de datos recibidas"
- resolution_time: "Tiempo promedio de resolución de incidentes"
📈 Privacy Dashboard
Executive Privacy Dashboard
pie title Data Subject Requests by Type (Q4 2024)
"Access Requests" : 45
"Deletion Requests" : 25
"Rectification Requests" : 20
"Portability Requests" : 10
Regulatory Compliance Dashboard
- GDPR Compliance Score: Puntuación general de cumplimiento GDPR
- Cross-Border Transfer Status: Estado de transferencias internacionales
- Consent Management: Estado de consentimientos y bases legales
- Vendor Compliance: Estado de cumplimiento de procesadores de datos
📚 Referencias y Estándares
📖 Documentos Relacionados
- Política de Clasificación de Información
- Política de Retención y Eliminación Segura
- Política de Cumplimiento Regulatorio y Legal
- Plan de Respuesta a Incidentes
- Acuerdo de Confidencialidad
🌐 Marcos Regulatorios
- GDPR: General Data Protection Regulation (EU) 2016/679
- CCPA: California Consumer Privacy Act of 2018
- LGPD: Lei Geral de Proteção de Dados (Brazil)
- PIPEDA: Personal Information Protection and Electronic Documents Act (Canada)
🔗 Recursos Profesionales
- IAPP: International Association of Privacy Professionals
- EDPB: European Data Protection Board guidelines
- ICO: UK Information Commissioner's Office guidance
- NIST Privacy Framework: Privacy engineering and risk management
📝 Control de Versiones
Versión | Fecha | Cambios | Autor |
---|---|---|---|
1.0.0 | Enero 2025 | Versión inicial - Política completa de protección de datos personales | Privacy Team + Legal Counsel |
Próxima Revisión: Julio 2025
Aprobado por: [CPO] - [Fecha]
Clasificación: Confidencial - Uso Interno DivisionCero
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Última modificación: 25 de agosto de 2025