Registro y Plan de Acciones Correctivas

📋 Información General

Documento: Registro y Plan de Acciones Correctivas
Versión: 1.0.0
Fecha: Enero 2025
Clasificación: Confidencial
Audiencia: CISO, Auditores Internos, Gerentes de Área, Project Managers

🎯 Propósito

Establecer un sistema estructurado para el registro, seguimiento e implementación de acciones correctivas derivadas de auditorías, evaluaciones de riesgo, incidentes de seguridad y no conformidades identificadas en el sistema de gestión de seguridad de la información de DivisionCero.

🏢 Alcance

Esta política aplica a:

• Acciones correctivas derivadas de auditorías internas y externas
• Remediation de hallazgos de evaluaciones de riesgo
• Correcciones resultantes de incidentes de seguridad
• Mejoras identificadas en revisiones de gestión
• Acciones preventivas para evitar recurrencia de no conformidades

📚 Definiciones

• Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada
• Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial
• No Conformidad: Incumplimiento de un requisito especificado
• Hallazgo: Resultado de la evaluación de evidencia de auditoría contra criterios establecidos
• Remediation: Proceso de corregir vulnerabilidades o deficiencias identificadas

🛡️ Política

Marco de Gestión de Acciones Correctivas

Proceso de Identificación y Registro

Fuentes de Acciones Correctivas:

• Hallazgos de auditorías internas de seguridad
• Observaciones de auditorías externas y certificaciones
• Vulnerabilidades identificadas en evaluaciones de riesgo
• Incidentes de seguridad y brechas de datos
• No conformidades detectadas en operaciones diarias
• Recomendaciones de revisiones de gestión
• Feedback de stakeholders internos y externos

Criterios de Registro:

• Toda no conformidad debe ser registrada independientemente de su severidad
• Hallazgos que requieran acción específica más allá de clarificación
• Observaciones que representen oportunidades de mejora significativas
• Recomendaciones que agreguen valor al programa de seguridad

Clasificación de Acciones Correctivas

Por Criticidad:

Crítica (P1):

• Vulnerabilidades críticas de seguridad (CVSS ≥ 9.0)
• Exposición de datos sensibles o personales
• Fallas en controles críticos de seguridad
• Violaciones regulatorias significativas
• Timeline: Inicio inmediato, completado en 30 días

Alta (P2):

• Vulnerabilidades altas de seguridad (CVSS 7.0-8.9)
• Deficiencias en controles importantes
• Hallazgos de auditoría de alto riesgo
• Gaps en cumplimiento regulatorio
• Timeline: Inicio en 15 días, completado en 90 días

Media (P3):

• Vulnerabilidades medias de seguridad (CVSS 4.0-6.9)
• Oportunidades de mejora en controles
• Hallazgos de auditoría de riesgo moderado
• Optimizaciones de procesos de seguridad
• Timeline: Inicio en 30 días, completado en 180 días

Baja (P4):

• Vulnerabilidades bajas de seguridad (CVSS < 4.0)
• Mejores prácticas no implementadas
• Recomendaciones de optimización
• Mejoras de documentación
• Timeline: Inicio en 60 días, completado en 365 días

Por Tipo de Acción:

Técnica:

• Remediación de vulnerabilidades de sistemas
• Implementación de controles técnicos
• Configuración de herramientas de seguridad
• Actualizaciones y parches de software

Proceso:

• Modificación de procedimientos operativos
• Implementación de nuevos procesos
• Mejoras en flujos de trabajo
• Optimización de controles administrativos

Capacitación:

• Entrenamiento específico para personal
• Desarrollo de competencias técnicas
• Concienciación en seguridad
• Certificaciones profesionales requeridas

Política/Documentación:

• Actualización de políticas existentes
• Creación de nuevos procedimientos
• Mejoras en documentación técnica
• Desarrollo de guías operativas

Estructura del Registro de Acciones Correctivas

Información Básica del Registro

ID de Acción: CAR-2025-001
Fecha de Registro: [DD/MM/YYYY]
Fuente: [Auditoría Interna/Externa, Incidente, Evaluación, etc.]
Referencia del Hallazgo: [ID del hallazgo o incidente origen]
Área Afectada: [Departamento/Sistema/Proceso]
Clasificación: [Crítica/Alta/Media/Baja]
Tipo: [Técnica/Proceso/Capacitación/Política]

Descripción Detallada

Descripción del Hallazgo/No Conformidad:

• Detalle específico de la deficiencia identificada
• Evidencia que sustenta el hallazgo
• Impacto actual o potencial en la organización
• Controles afectados o ausentes

Análisis de Causa Raíz:

• Identificación de la causa fundamental del problema
• Factores contribuyentes identificados
• Análisis de controles fallidos o inexistentes
• Evaluación de factores humanos, técnicos y de proceso

Riesgo Asociado:

• Evaluación del riesgo inherente
• Impacto potencial en confidencialidad, integridad, disponibilidad
• Probabilidad de ocurrencia o explotación
• Exposición a stakeholders externos

Plan de Acción Detallado

Acción Correctiva Propuesta:

• Descripción específica de la acción a implementar
• Objetivos claros y medibles de la acción
• Controles o procesos a implementar/modificar
• Recursos necesarios para implementación

Plan de Implementación:

• Fases de implementación definidas
• Actividades específicas por fase
• Dependencias entre actividades
• Criterios de aceptación por fase

Cronograma de Ejecución:

• Fecha de inicio planificada
• Hitos intermedios definidos
• Fecha de finalización objetivo
• Fechas de revisión de progreso

Asignación de Responsabilidades:

• Responsable principal de la implementación
• Equipo de apoyo asignado
• Stakeholders involucrados
• Autoridades de aprobación requeridas

Recursos y Presupuesto

Recursos Humanos:

• Personal interno requerido (horas/FTE)
• Consultores externos necesarios
• Capacitación específica requerida
• Expertise técnica especializada

Recursos Técnicos:

• Hardware/software requerido
• Licencias y herramientas necesarias
• Infraestructura adicional
• Servicios de terceros

Presupuesto Estimado:

Categoría                 Costo Estimado    Aprobación Requerida
Personal Interno         $XX,XXX           Gerente de Área
Consultores Externos     $XX,XXX           CISO
Herramientas/Licencias   $XX,XXX           CTO
Total                    $XX,XXX           CFO (si >$50K)

Proceso de Aprobación y Autorización

Niveles de Aprobación

Acciones Críticas:

• Aprobación inicial: CISO
• Aprobación de presupuesto: CFO (si >$25K)
• Aprobación final: CEO (si >$100K)
• Notificación: Board de Directores

Acciones Altas:

• Aprobación inicial: CISO
• Aprobación de presupuesto: CFO (si >$50K)
• Aprobación final: CTO/COO según área

Acciones Medias:

• Aprobación inicial: Gerente de Área
• Aprobación de presupuesto: CISO (si >$25K)
• Validación: Risk Manager

Acciones Bajas:

• Aprobación: Gerente de Área
• Validación: Security Champion del área

Criterios de Aprobación

Evaluación de Efectividad:

• Solución propuesta aborda la causa raíz
• Plan de implementación es realista y factible
• Recursos asignados son apropiados
• Timeline es adecuado para la criticidad

Evaluación de Costo-Beneficio:

• Costo de implementación vs. reducción de riesgo
• ROI esperado de la inversión
• Alternativas consideradas y justificación
• Impacto en operaciones de negocio

Sistema de Seguimiento y Monitoreo

Herramientas de Tracking

Sistema GRC (ServiceNow):

• Registro centralizado de todas las acciones
• Workflow automatizado de aprobaciones
• Notificaciones automáticas de vencimientos
• Dashboard de status en tiempo real

Métricas de Seguimiento:

• Porcentaje de acciones completadas a tiempo
• Tiempo promedio de implementación por tipo
• Tasa de efectividad de acciones implementadas
• Costo promedio de remediation por criticidad

Frecuencia de Revisiones

Acciones Críticas:

• Revisión diaria de progreso
• Reporte semanal a executive leadership
• Escalamiento inmediato de impedimentos
• Status calls diarios hasta completado

Acciones Altas:

• Revisión semanal de progreso
• Reporte quincenal a management
• Escalamiento de retrasos >10%
• Review meetings bi-semanales

Acciones Medias:

• Revisión quincenal de progreso
• Reporte mensual a area managers
• Review meetings mensuales
• Escalamiento de retrasos >20%

Acciones Bajas:

• Revisión mensual de progreso
• Reporte trimestral consolidado
• Review meetings trimestrales
• Escalamiento de retrasos >30%

Reportes de Status

Reporte Semanal Ejecutivo:

Status de Acciones Correctivas Críticas
- Total de acciones críticas abiertas: X
- Completadas esta semana: X
- En riesgo de retraso: X
- Retrasos actuales: X
- Nuevas acciones registradas: X

Top 3 Impedimentos:
1. [Descripción y plan de resolución]
2. [Descripción y plan de resolución]
3. [Descripción y plan de resolución]

Dashboard Métricas Mensuales:

• Tasa de completion por prioridad
• Tiempo promedio de closure
• Backlog de acciones pendientes
• Tendencias de nuevos hallazgos
• Efectividad de acciones completadas

Verificación y Cierre de Acciones

Criterios de Completado

Implementación Técnica:

• Controles técnicos instalados y configurados
• Testing de funcionalidad completado exitosamente
• Documentación técnica actualizada
• Personal entrenado en nuevos controles

Verificación de Efectividad:

• Re-testing de área/control remediado
• Validación de que el hallazgo original está resuelto
• Confirmación de que no se introdujeron nuevos riesgos
• Evaluación de sostenibilidad de la solución

Documentación de Cierre:

• Evidencia de implementación completada
• Resultados de testing de efectividad
• Confirmación de stakeholders relevantes
• Lessons learned documentadas

Proceso de Cierre

Validación por Auditoría Interna:

• Re-auditoría de controles implementados
• Confirmación independiente de efectividad
• Validación de documentación de soporte
• Recomendación de cierre formal

Aprobación de Cierre:

• Review por responsible owner
• Aprobación por CISO (acciones críticas/altas)
• Aprobación por Gerente de Área (acciones medias/bajas)
• Registro formal de cierre en sistema

Post-Implementation Review:

• Evaluación de efectividad después de 90 días
• Análisis de sostenibilidad de la solución
• Identificación de mejoras adicionales
• Update de risk assessment si aplicable

Gestión de Excepciones y Desviaciones

Criterios para Excepciones

Justificaciones Aceptables:

• Controles compensatorios equivalentes implementados
• Riesgo aceptado formalmente por leadership
• Restricciones técnicas o de negocio insuperables
• Costo de implementación desproporcionado al riesgo

Proceso de Aprobación de Excepciones:

1. Documentación detallada de justificación
2. Análisis de riesgo residual
3. Identificación de controles compensatorios
4. Aprobación por Risk Committee
5. Review periódica (cada 6 meses)

Gestión de Retrasos

Escalamiento de Retrasos:

• Retraso 10%: Notificación a responsible owner
• Retraso 20%: Escalamiento a manager del área
• Retraso 30%: Escalamiento a CISO
• Retraso >50%: Escalamiento a executive leadership

Re-planificación:

• Análisis de causas del retraso
• Revisión de recursos asignados
• Ajuste de timeline realista
• Comunicación a stakeholders

Mejora Continua del Proceso

Evaluación de Efectividad

Métricas de Performance:

• Tasa de recurrencia de hallazgos
• Tiempo promedio de implementación
• Satisfacción de stakeholders con proceso
• Costo promedio de remediation

Análisis de Tendencias:

• Tipos de hallazgos más frecuentes
• Áreas con mayor incidencia de problemas
• Efectividad de diferentes tipos de acciones
• Predictores de éxito de implementación

Optimización del Proceso

Automatización:

• Workflow automatizado de aprobaciones
• Notificaciones automáticas de vencimientos
• Generación automática de reportes
• Integration con herramientas de vulnerability management

Standardización:

• Templates para diferentes tipos de acciones
• Checklists de verificación estandardizados
• Criterios uniformes de aceptación
• Procesos consistentes entre áreas

👥 Roles y Responsabilidades

• CISO: Aprobar acciones críticas y altas, monitorear programa general
• Risk Manager: Evaluar riesgos asociados y validar efectividad de acciones
• Gerentes de Área: Implementar acciones en sus dominios y asegurar recursos
• Project Managers: Coordinar implementación de acciones complejas
• Auditores Internos: Verificar efectividad y recomendar cierre de acciones

📊 Cumplimiento y Medición

Indicadores de Efectividad del Programa:

• Porcentaje de acciones completadas a tiempo por prioridad (Crítica ≥95%, Alta ≥90%, Media ≥85%)
• Tiempo promedio de cierre por tipo de acción
• Tasa de recurrencia de hallazgos similares (≤5%)
• Satisfacción de stakeholders con proceso (≥4.0/5.0)

Métricas de Calidad:

• Precisión de estimaciones de tiempo y recursos (±20%)
• Efectividad de acciones implementadas (≥90% resuelven problema raíz)
• Porcentaje de acciones que requieren re-trabajo (≤10%)
• ROI promedio de inversiones en remediation

🚨 Incumplimiento

• Retrasos injustificados en acciones críticas resultan en escalamiento a CEO
• Falta de recursos para implementación debe ser escalada a CFO
• No compliance con timelines requiere re-evaluación de prioridades
• Acciones inefectivas requieren análisis de causa raíz y re-implementación

📖 Referencias

• ISO 27001:2022 - Clause 10: Improvement
• NIST CSF - Implementation Guidance
• COSO Internal Control Framework - Monitoring Activities
• ITIL v4 - Continual Improvement Practices
• PMI Project Management Standards

📝 Control de Versiones

Última modificación: 25 de agosto de 2025